図面の電子化とは、紙図面などをデジタルデータとして保存して利用することです。近年では設計や建築や製造業など、さまざまな分野で図面の電子化が進んでいます。本記事では図面の電子化が必要とされる理由を詳しく解説し、さらにそのメリットとデメリットについても解説します。電子化の重要性を理解し、効果的な活用のポイントを押さえましょう。  

図面の電子化とは

図面の電子化とは、従来は紙で管理していた図面を電子データに変換して管理することです。紙図面は土木や建築、電気や水道工事、機械や製造など、さまざまな分野で長年使用されてきました。 しかし近年ではインターネット通信が発達し、デジタル化された図面の活用が拡大しています。図面の電子化は今後さらに加速すると予想されるため、そのメリットや方法などを詳しく確認しましょう。

図面の電子化が必要な理由

図面の電子化を行えば紙図面のデメリットを解消でき、効率のよい業務進行が可能です。図面を紙のまま管理すると、検索や修正や共有の難しさや保管スペースの圧迫、劣化や紛失のリスクなどの面で問題があります。 しかし、図面を電子化すれば必要な情報にすぐにアクセスでき、関係者との共有も簡単です。データはパソコン内やクラウドに保管できるため場所を取らず、バックアップやセキュリティの強化もできます。図面を電子化してスムーズな管理が行えれば、それに伴い業務効率も向上します。

図面を電子化するメリット

図面を電子化することには、業務効率の向上やコスト削減など多くのメリットがあります。紙の図面では、難しい管理や共有の問題がデジタル化によって飛躍的に改善され、プロジェクトのスムーズな進行に役立ちます。

保管スペース、保管コストを削減できる

図面を電子化すると、保管スペースやコストを大幅に削減できます。紙の図面は業務量に応じた膨大な保管場所を必要とし、特に大規模なプロジェクトでは専用の倉庫やキャビネットが必要です。保管管理にも費用がかかり、長期保管の場合は劣化による修復費用が発生する可能性もあります。 一方で電子データは、デジタルストレージに保存できるため省スペースで管理が可能です。劣化や破損のリスクも紙図面と比べると少ないため、図面の電子化は物理的な保管場所や費用を最小限に抑えられます。

図面の劣化や破損を防げる

図面の電子化は、紙の図面が抱える劣化や破損のリスクの防止にも役立ちます。紙の図面は時間が経つと黄ばみやインクの滲みが発生し、劣化が進むと正確な情報が読み取れなくなる恐れがあります。 しかし電子データであれば、物理的な損傷による図面の破損を回避できます。デジタル形式の図面はコピーやバックアップも簡単に行えるため、安全な長期間保管が可能です。

情報共有がスムーズに行える

紙図面に比べると、電子化された図面は情報共有がしやすいです。電子化された図面はデジタルデータとしてクラウドや共有ファイルに格納され、どこからでもアクセスが可能です。そのため、地理的な制約をこえて関係者全員が情報を共有できます。 図面共有が容易になれば遠隔地にいるメンバーともリアルタイムで図面確認や編集ができ、情報の行き違いやコミュニケーションの齟齬を防げます。電子図面ならタブレットやスマートフォンからも閲覧でき、使用デバイスを選ばない点も情報共有に便利です。

複製が容易にできる

図面の電子化は、コピーが簡単に作成できるというメリットにもつながります。紙図面を複製する場合は、手間やコストがかかり複製するたびに品質が劣化する可能性があります。 対して電子化された図面データなら、品質を保ったまま瞬時に何度でも複製が可能です。さらに必要に応じて複数の関係者にすばやく共有できるため、複製にかかる時間と労力も大幅に節約できます。図面複製が簡単にできると、業務スピードが向上してミスも減らせます。

保管がしやすい

図面を電子化するメリットには、保管がしやすいことも挙げられます。紙図面をそのまま保管すると劣化や破損のリスクがあることはもちろん、探している図面がすぐに見つからなかったり不正に持ち出されたりする恐れがあります。 しかし、図面を電子化してデジタルで管理すれば、検索機能を用いて見たい図面にすぐにアクセスできます。セキュリティ面に関しても、アクセス権の制御やデータのパスワードロック、情報の暗号化などの対策が可能です。デジタルのほうがあらゆるツールを駆使できるため、図面管理に向いています。

図面を電子化するデメリット

図面の電子化には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。デジタルデータならではの課題や、それに対する適切な対処法を知ることは重要です。ここでは、図面を電子化する際の4つのデメリットについて詳しく見ていきます。

導入費などのコストが発生する

図面を電子化する際のデメリットとして、専用機器やシステムの導入費などがかかる点があります。紙図面を電子化する際は専用のスキャナーでデータを取り込み、ソフトウェアを使って図面をトレースするなどして管理します。そのため、専用機器の初期費用が必要です。 また多くの図面データを保存したい場合は、ストレージ確保にお金がかかる場合があります。さらに紙図面の電子化のためには社員の採用や教育も必要で、人件費もかさみます。そのため図面の電子化は、自社で対応する場合は短期的にコスト負担が生じることがあります。

記録媒体の劣化が起こる場合がある

図面電子化のデメリットとしては、データ保存用の記録媒体が劣化してしまうことも挙げられます。電子データはパソコン内やクラウドの他に、ハードディスクやUSBメモリなどの外部記憶媒体にも保存が可能です。 しかし、これらの媒体は時間の経過や使用状況によって劣化し、内部に保存した図面データが損傷するリスクがあります。そのため記録媒体に図面を保存するなら、一時的な使用までにとどめ、長期保管には定期的な媒体の更新やクラウドサービスの利用がおすすめです。

ネットワークトラブルが発生する可能性がある

ネットワークのトラブルが発生する可能性があることも、図面を電子化するデメリットの1つです。電子データはクラウドや社内サーバーに保存されることが多く、遠隔地からも簡単にアクセスできます。しかし、ネットワーク障害が発生した場合は図面へのアクセスに問題が生じる可能性があります。 またインターネット回線が不安定な環境では、データのアップロードやダウンロードに時間がかかることもあります。対策としてはバックアップやオフラインアクセスの仕組みを整えておき、ネットに繋いでいない状態でも図面データにアクセスできるようにします。

セキュリティリスクがある

図面を電子化すると、セキュリティ面でリスクが生じることもあります。その理由は、図面をデジタルデータ化すると外部からの不正アクセスやサイバー攻撃の対象になる可能性が高まるためです。特に機密性の高い図面が漏洩すれば、企業に大きな損害を与えます。 外部からの攻撃がない場合も、保存デバイスの故障やご操作によるデータの消失のリスクも存在します。こうしたリスクを軽減するためには、暗号化やアクセス制限、定期的なバックアップなどのセキュリティ対策が必要です。

図面の電子化は外注がおすすめ

図面の電子化は、専門業者に依頼するのがおすすめです。業者のノウハウを活用できれば、作業の負担が軽減して業務効率が向上します。

プロによる高品質なデータが作成できる

図面の電子化を外注するメリットとして、プロによる高品質な図面データが作成できる点が挙げられます。図面電子化の専門の業者は精度の高いスキャニング技術やCADソフトウェアを駆使し、元の図面の細部まで忠実に再現した図面データを作成します。 図面の電子化を自社で行う場合専門的な知識や機器が必要になり、時間がかかる可能性があります。しかし、外注すれば短期間で正確なデータが得られ、電子化図面の活用により業務効率も向上します。

劣化した図面も綺麗に電子化できる

劣化した図面を電子化するなら、外注するのがおすすめです。専門業者なら紙が黄ばんでいるものや破損しているもの、文字や線がかすれているものでも電子化ができます。デジタル化する際に画像補正や修復処理を施し、元の図面をより鮮明に再現した電子化図面を作成してくれます。 また、業者なら普通の図面だけでなく、大型図面や特殊な用紙に描かれた図面の取り扱い経験も豊富です。劣化が進んでしまい自社では電子化が難しいものも適切に電子化でき、長期保存が可能なデータとして利用できます。

セキュリティ対策がしっかりしている

図面の電子化を外注する際は、セキュリティ対策がしっかりしていることも重要です。専門の業者は高度なセキュリティ技術を導入しており、データの漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えます。 たとえば、暗号化技術やアクセス制御や定期的なセキュリティ監査などが行われており、企業内での管理よりも高いレベルの安全性が確保されます。信頼性のある外部業者は、法令や業界標準に基づいた厳格なデータ保護ポリシーを遵守しています。

図面の電子化を外注した場合の費用相場

図面の電子化を外注した場合、スキャンだけであれば1枚あたり数十円から数百円が相場です。スキャンに加えてファイル変換やトレースなどを行う場合は、数千円から数万円ほどかかります。また、大量の図面の電子化を依頼する場合や、特殊な形式や高解像度でのスキャンが必要な場合は割増料金がかかることがあります。

図面の電子化を外注する際の注意点

図面電子化を外注する際は信頼性の高い業者を選び、品質やセキュリティを確認する必要があります。外注先の実績やレビューを調べ、精度の高い電子化が可能かをチェックしましょう。図面には機密情報が含まれる場合があるため、データの取り扱いに関するセキュリティ対策が万全かどうかも重要です。

まとめ | 図面の電子化は「Sougou設計工房合同会社」へ依頼

今回は図面電子化の重要性や、メリットとデメリットについて紹介しました。図面電子化は業務をより円滑に進められる一方で、自社で行うと専用機器のコストがかかるなどのデメリットもあります。そのため図面の電子化は、「Sougou設計工房合同会社」などの専門業者へ依頼するのがおすすめです。専門業者なら、どのような図面も安全に高品質なデータにしてくれます。