図面管理とは？具体的なやり方や効率化を実現させるポイントを紹介

図面管理は、設計や製造の現場において必要不可欠です。正確な図面管理は、業務の効率的な進行や成果物の品質向上につながります。しかし図面の数やバージョンが増えると、管理が煩雑化して情報の混乱が生じる可能性もあります。そこで本記事では図面管理の具体的な方法や、効率化を実現するためのポイントについて解説します。

図面管理とは？

図面管理とは、製品の設計図や建物の建築図面などを適切に保存管理することです。一般的な図面管理の方法としては紙図面をファイリングして保管する、PDFやCADデータの図面を社内の共有フォルダに保存するなどが挙げられます。図面管理はあまり重要な業務ではないと思われる方もいますが、きちんと管理しておかないと後々大きなトラブルにつながるリスクがあります。あちこちに保存しているため必要な図面がすぐに見つけられない、個人のフォルダに保存していて複数人と共有できない、同じような図面が多くありどれが最新の図面か判断できないなどです。これらの問題は業務効率や品質保証に影響を及ぼすため、課題に対応するために図面を適切に管理することは重要です。

図面管理の必要性

図面管理は業務効率化を図り、企業が果たすべき義務を守るために必要です。図面を一元管理すれば情報の一貫性が保たれ、誤解やエラーを防いで品質の向上が促進できます。複数のチームや部門間で効率的に情報を共有できれば、素早い業務進行も可能です。さらに図面管理は、法律によって義務付けもされています。建設業においては建築士法によって図面などの関連書類の15年間の保管が、製造業においては製造物責任法（PL法）により製造物図面の10年間の保存が定められています。図面管理は、将来のメンテナンスやトラブル発生時の対応のためにも必要です。

図面管理における課題

図面管理に関する課題を放置すると、業務に遅延が生じたり品質の低下を招いたりする恐れがあります。ここでは図面管理における具体的な課題を挙げ、それらがどのような悪影響を及ぼすのかについて見ていきます。

図面の紛失、劣化が起こる

図面管理における課題の1つである図面の紛失や劣化は、業務進行や品質管理に深刻な影響を与えることがあります。特に紙ベースの図面は物理的な破損や摩耗、湿気や日光などの環境要因による劣化のリスクが高く、時間の経過とともに情報が読み取りにくくなる可能性があります。また、電子データでもどこに保存したかわからないなどの理由から、誤って紛失してしまう場合があります。このような図面の劣化や紛失は重要な設計情報の喪失につながり、設計の再作業によるコストや時間の消費を招きます。

多重図面が発生してしまう

図面管理を適当に行うと同じ図面を何枚も作成してしまい、修正版の図面や同一バージョンの図面が重複発生する恐れがあります。多重図面の問題は複数の部門が独自に図面管理をしている、図面の更新履歴が不明確であることで生じます。多重図面の結果として最新の情報が把握しづらくなり誤った図面が使用され、業務の混乱や重複によりプロジェクト進行が遅れる可能性があります。そのため図面管理では、統一された管理体制やわかりやすい整理方法が求められます。

データの最新バージョンが不明になる

図面管理を正しく行っていないと、データの最新バージョンがどれなのかわからなくなります。古いバージョンと新しいバージョンの図面が混在すると、誤った情報に基づいて作業が行われて、品質問題や再作業のなどのトラブルを引き起こします。また、最新バージョンの図面管理が不十分だと関係者全員が一貫した情報を持てず、業務全体の進行に影響を及ぼす可能性もあります。このような業務上の混乱を避けるには、明確な更新ルール設定や適切なバージョン管理に基づいた図面管理が必要です。

必要な図面を見つけられない

必要な図面を見つけられないという課題は、ずさんな図面管理によって頻繁に発生します。紙図面を使っている場合は特にこの問題に陥ることが多く、一枚一枚手作業で見たい図面を探すのは大きな労力がかかります。また、図面をデータ化してパソコンで管理している場合も、図面の整理が不十分でファイル名やフォルダ構成が不適切な場合、見たい図面を探すのに時間がかかってしまいます。必要図面を探すことの難しさは、効率的な図面管理システムの導入運用によって解決できます。

図面管理が属人化してしまう

図面管理が属人化するとは、特定の担当者が図面の管理や更新をすべて担い、図面管理の方法がその人の知識や習慣に依存してしまっている状態を指します。図面管理が属人化すると担当者以外が図面データにアクセスできず、情報共有の面で問題が発生する可能性があります。また、図面管理ファイルが見られても整理方法が標準化されてなく、見たいデータが見つけられない、担当者が変わったときに情報の引き継ぎが困難になることも想定されます。このように図面管理を個人に依存すると、業務上のエラーや遅延が発生しやすいです。

誤った図面を提出してしまう

図面管理において取引先などに誤った図面を提出してしまう問題は、業務進行や企業としての信用に深刻な影響を与えます。誤った図面を提出することは設計ミスや製造エラーを引き起こし、修正や再作業のためにコストと時間の浪費を招きます。さらに、本来提出すべきはずのものとは異なる図面を提出すると、コミュニケーションの混乱や関係者間の信頼の低下にもつながります。このような事態を防ぐためにも、図面管理の徹底が必要です。

図面管理の具体的なやり方

以下では図面管理の基本的な方法や、それぞれのメリットとデメリットについて解説します。自社の業務形態に合った方法や予算の範囲内で選べる方法を選んで、より効率のよい図面管理の仕方を導入しましょう。

【1】ファイリングする

紙図面の管理は、図面のサイズや内容に応じてファイリングします。一般的には、図面を折りたたまず、平らなまま保管するための大型ファイルやキャビネットを使用します。ファイルや棚には識別用のラベルや番号を付け、検索しやすくしましょう。図面管理をファイリングで行うメリットは、パソコンが苦手な方でもできることやデータ変換して管理するよりもコストがかからないことです。一方で修正や共有が難しい点や、図面が増えるほど保管スペースが圧迫される点はデメリットといえます。

【2】データで管理する

図面をデジタルデータとして保存するのも、図面管理の方法の1つです。紙図面をデータで管理したい場合は、スキャンを行ってパソコンに取り込みます。PDFやCADデータにしたものを、パソコン内のフォルダやクラウドに保管します。図面のデータ管理は紙での管理よりも柔軟性が高く、バージョン管理や修正はもちろん、検索や共有も効率的に行えます。しかし図面を電子化することで情報漏洩や不正アクセス、データ消失や更新ミスなどが起こるリスクも高まります。図面をデータ管理する場合は常にバックアップを取り、セキュリティ対策も万全にしておきましょう。

【3】図面管理システムを活用する

図面管理システムや文書管理システムを導入すると、図面管理がさらにしやすくなります。システムでの図面管理は、データでの図面管理と基本的に同じ方法です。しかし、システムのほうが機能は豊富でワークフロー管理やアクセス権の制御もできるため、業務効率化やセキュリティの安全性がより高いです。一方で図面管理システムにはデメリットもあり、導入コストが高い、社員への教育や研修が必要な場合がある、既存システムとの統合やデータ移行が難しいことがある、などが挙げられます。図面管理システムの利用にはコストや時間がかかるため、検討は慎重に行いましょう。

図面管理の効率化を実現するポイント

ここでは、効率的に図面管理を行うための重要なポイントについて説明します。図面データへの命名の仕方、保存先の統一化、セキュリティ対策などに気をつけることで、業務時間の短縮や情報の一元化が図れて効率化につながります。

保管時のルールを統一させる

図面管理の際にルールを統一することは、効率化において極めて重要なポイントです。図面の命名規則やフォルダ構造を全社で統一することで、必要な図面を誰もが迅速に検索しアクセスできます。図面の名前は、プロジェクト名、図面の種類、番号、バージョン、作成日などを用いて命名すると統一しやすいです。フォルダ名も同じようにプロジェクト名などを名付け、そこからさらに図面の属性ごとに細分化させていくのがおすすめです。

一元管理を徹底する

図面の一元管理とは、全ての図面データを1つのシステムやプラットフォームに集約して管理することを指します。全部の図面を1箇所にまとめておけば、同じ図面の重複作成や最新の図面の紛失を防止できます。また、図面の一元管理は社員間の情報共有の円滑化にも役立ちます。業務に関わるスタッフがいつでも最新の図面にアクセスできれば仕事でのロスタイムやミスが減り、業務の効率化が実現します。

セキュリティ対策をする

図面管理の効率化において、セキュリティ対策は欠かせない要素です。図面には企業の機密情報や知的財産が含まれており、不正アクセスや情報漏洩のリスクに常にさらされています。そのため、図面管理の際は内部の人はアクセスしやすく、外部の人はアクセスできないように対策を講じる必要があります。図面管理のセキュリティ対策としては、データの暗号化、アクセス権限の設定、閲覧者のログ記録、ダウンロードや編集の認証制などが挙げられます。図面データの保護強化により保存環境の安全性が高まることは、図面管理の効率化につながります。

図面管理の注意点

図面管理はプロジェクトの成功に直結する重要な業務ですが、効果的に行うためにはいくつかの注意点を理解しておく必要があります。ここでは図面管理を行う際に注意すべきポイントや、よくある落とし穴について解説します。

データ容量に注意する

図面管理での1つめの注意点は、図面のデータ量の大きさについてです。図面データには、さまざまな種類があります。特に高解像度のものや3Dモデルを含むものは、普通の図面に比べてファイルサイズが大きいです。データ量が大きい図面はストレージの保存容量を圧迫したり、ファイルの送受信に時間がかかったりします。定期的なデータ整理やファイル圧縮で保存容量を確保したり、クラウドストレージを利用して保存容量を増やしたりして、図面管理をスムーズに行いましょう。

様々なデバイスに対応した管理方法かを確認する

図面管理では、さまざまなデバイスに対応しているかどうかも重要な注意点です。建築現場などで図面を確認する場合、パソコンではなくタブレットやスマートフォンなどのデバイスを使用して図面にアクセスすることもあります。そのため、図面管理に専用のソフトウェアやシステムを導入して行う場合、会社で使っているあらゆるデバイスからそのツールを起動して、図面の閲覧や編集ができるかを確認する必要があります。特にモバイル環境でのアクセスが重要な場合は、操作性や表示の正確性に問題がないか慎重なチェックが求められます。

図面データはバックアップを行う

図面管理において基本的かつ重要な注意点として、図面データのバックアップも挙げられます。図面を電子データで管理している以上、システムの不具合や外部からのサイバー攻撃によるデータ破損や、誤った操作による保存ミスやファイル削除などのリスクは常に存在します。図面データは定期的にバックアップを取っておき、安全な場所に保存しておくことが重要です。クラウドストレージや外部ハードドライブなどを活用して、データの安全性を確保しましょう。